Руководство по заполнению оборотно-сальдовой ведомости: 7 главных принципов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Руководство по заполнению оборотно-сальдовой ведомости: 7 главных принципов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предположим, перед нами один из видов ОСВ – сформированная в бухгалтерской программе ведомость по счету 71. Здесь виден процесс формирования остатков синтетического счета в разрезе аналитических данных.
Давайте представим: мы целый месяц фиксируем в бухгалтерском учете все имеющие место быть операции хозяйственной деятельности, будь то:
- начисление зарплаты
- оплата поставщику
- поступление товаров и материалов
- выдача денежных средств под отчет
иначе говоря, все, что происходит в компании день за днем.
И вот наступает час «Х», когда заканчивается месяц, и нужно проверить:
- как обстоят у нас дела с учетом
- нет ли ошибок
- кому и сколько мы должны
- кто должен нам
- сколько денег нам заплатили покупатели
- кто не отчитался за подотчетные суммы
Оборотно-сальдовая ведомость – документ, который отражает состояние расчетных счетов на начало определенного периода. Кроме того, в бумаге фиксируется количество средств, оставшихся на счете на конец периода, величину прихода и расхода.
Выделяют следующие разновидности документа:
- помесячный;
- поквартальный;
- годовой.
Оборотно-сальдовая ведомость – один из главных бухгалтерских документов. В бумаге отражаются все действия, которые были совершены со средствами компании за определенный период. Ведомость не может быть составлена произвольно.
Для выполнения манипуляции применяются общероссийские положения бухгалтерского учета. Кроме того, во внимание принимается бухгалтерская политика, которая ведется в компании или регионе.
Оборотно-сальдовая ведомость создается на момент регистрации компании. В тот период она считается нулевой – в документе отсутствуют зафиксированные обороты по счетам.
Составляя документ, необходимо принять во внимание следующие особенности:
- когда предприятие зарегистрировано, сумма его уставного капитала отражается в 2 документах – дебете счета 75 и кредите счета 80;
- уставной капитал компании складывается из денег, основных средств, товаров и материалов;
- средства, которые отражаются в ведомости, фиксируются по перечню категорий;
- из-за того, что совершенные операции отражаются и в дебете, и в кредите, любое несоответствие данных свидетельствует о допущенной ошибке.
Ведомость является основой для внесения данных в целый перечень налоговых документов. С оборой на бумагу заполняется годовой финансовый отчет.
Формы документа, которая бы была обязательна к использованию повсеместно, не существует. По этой причине бухгалтер имеет право оформлять ОСВ в свободном виде или руководствуясь определенными шаблонами. Некоторые фирмы самостоятельно разрабатывают бланки ведомости, руководствуясь своими потребностями.
Однако при составлении документа нужно соблюдать ряд правил. Следует помнить, что оборотно-сальдовая ведомость – это структурированная таблица, содержащая сведения о хозяйственно-финансовых операциях и различных перечислениях.
По этой причине в документе в обязательном порядке должны присутствовать следующие сведения:
- название компании;
- название самого документа;
- период, за который составляется бумага;
- номера счетов;
- чистая прибыль, расход и иные конкретные суммы, с которыми совершаются операции;
- наименование лиц, которые отвечают за составление ведомости;
- подписи ответственных должностных лиц.
Бухгалтерский документ составляется на бумажном носителе или в электронном виде. Если компания применяет второй вариант, ведомость должна быть подписана электронной подписью.
Если в документ вносятся исправления, обязательно должны присутствовать даты осуществления корректировок. Кроме того, необходимо указать фамилии, инициалы и иные реквизиты лиц, ответственных за проведение манипуляции. Изменения должны быть подтверждены их подписями. Подобные требования содержатся в статье 10 Закона «О бухгалтерском учете».
Составление ОСВ по счету 60 на примере
ООО «Класс» перечислило 10.07.16 аванс на счет ООО «Евростик» за товарную продукцию в размере 118 000 р., в том числе НДС 18 000 р. Через неделю 17.07.16 товары в полном объеме были отгружены и оприходованы.
Проводки за 10 июля:
- Д60.02 – К51 в сумме 118 000 р. – отражается перечисление с расчетного счета авансового платежа.
Проводки за 17 июля:
- Д10 – К60.01 в сумме 100 000 р. – отражается оприходование товаров;
- Д19 – К60.01 в сумме 18 000 р. – входящий НДС;
- Д60.01 – К60.02 в сумму 118 000 р. – произведен взаимозачет субсчетов.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 за июль будет выглядеть так:
Дата
Сальдо начальное
Обороты
Сальдо конечное
Контрагент
Дт
Кт
Дт
Кт
Дт
Кт
Субсчет
01.01.2016
60.01
—
—
—
—
—
—
60.02
—
—
—
—
—
—
10.07.2016
ООО «Евростик»
—
—
118 000,00
—
118 000,00
—
60.01
—
—
—
—
—
—
60.02
—
—
118 000,00
—
118 000,00
—
17.07.2016
ООО «Евростик»
118 000,00
—
118 000,00
236 000,00
—
—
60.01
—
—
118 000,00
118 000,00
—
—
60.02
118 000,00
—
—
118 000,00
—
—
31.07.2016
ООО «Евростик»
—
—
—
—
—
—
60.01
—
—
—
—
—
—
60.02
—
—
—
—
—
—
Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой отчет об основных показателях деятельности фирмы. В ней формируются данные о движениях на предприятии, сгруппированных по счетам учета и субсчетам за любой произвольно выбираемый период. Как правило, полную ведомость в бухгалтерском учете создают перед закрытием года для формирования баланса.
Назначение и основные цели создания оборотно-сальдовой ведомости
- Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия для принятия своевременных управленческих решений.
- Проверка метода двойной записи (все операции в бухгалтерском учете отражаются в дебете одного счета и кредите другого одинаковой суммой). Пример: Уплата НДС отражается в дебете 68 счета и кредите 51.
- Выявление арифметических ошибок и неточностей.
- Контроль над правильным распределением сумм между счетами учета.
Внимание! При составлении ОСВ в 1с разработана возможность автоматического перехода в анализ конкретного счета.
Бухгалтерские регистры — оборотно-сальдовая ведомость
В ведомости записываются все используемые на предприятии синтетические счета. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывают начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо.
Если по счету не было движения за отчетный период, то указывают только начальное и конечное сальдо. Чтобы проверить, правильно ли составлен оборотно-сальдовый баланс, следует знать такие правила:
- итог дебетовых начальных сальдо должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;
- итог дебетовых оборотов за период должен равняться итогу кредитовых оборотов;
- итог дебетовых конечных сальдо должен равняться итогу конечных кредитовых сальдо.
Составление оборотно-сальдовой ведомости основано на применении двойной записи. Двойная запись в бухгалтерском учете позволяет контролировать правильность отражения хозяйственных операций.
Данные оборотно-сальдовой ведомости об остатках по счетам используются при составлении бухгалтерского баланса. Торговая организация по состоянию на 31.03.2014 имеет следующие остатки по счетам (в скобках указаны номера синтетических счетов):
- основные средства (01) – 500 000 руб.;
- амортизация по этим основным средствам (02) – 100 000 руб.;
- товары (41) – 300 000 руб.;
- деньги в кассе (50) – 20 000 руб.;
- деньги на расчетном счете (51) – 115 000 руб.;
- задолженность перед поставщиками товаров (60)– 175 000 руб.;
- кредит в банке (66) – 300 000 руб.;
- задолженность перед работниками по заработной плате (70) – 90 000 руб.;
- уставный капитал (80) – 200 000 руб.;
- нераспределенная прибыль (84) – 70 000 руб.
В оборотно-сальдовой ведомости отражено начальное сальдо на утро 01.04.2014 г. по соответствующим синтетическим счетам, месячные обороты по дебету и кредиту по синтетическим счетам и конечное сальдо на 30.04.2014 по указанным счетам. Конечное сальдо определяется по следующим правилам:
а) по активным счетам: начальное дебетовое сальдо + дебетовый оборот – кредитовый оборот = конечное дебетовое сальдо;
б) по пассивным счетам: начальное кредитовое сальдо – дебетовый оборот + кредитовый оборот = конечное кредитовое сальдо;
в) по активно-пассивным счетам – так же, как для активных и пассивных счетов в зависимости от вида начального сальдо (дебетового или кредитового) и оборотов за месяц.
Например, по балансовому счету 41 (активный счет):
- начальное сальдо составляет 300 000 руб.;
- дебетовый оборот (операция за 8 апреля) – 170 000 руб.;
- кредитовый оборот (операция за 5 апреля) – 110 000 руб.;
- конечное сальдо – 360 000 руб. (300 000 + 170 000 – 110 000).
По данным оборотно-сальдовой ведомости составлен бухгалтерский баланс организации по состоянию на 30.04.2014 путем разноски конечного сальдо из оборотно-сальдовой ведомости по статьям бухгалтерского баланса.
| Книга хозяйственных операций за апрель 2014 г. |
||||
| Дата | Наименование операции, документ | Дебет | Кредит | Сумма |
| 05.04.2014 | Продан товар, накладная № 57 | 62 90-2 90-3 |
90-1 41-1 68-НДС |
240 000 110 000 36 610 |
| 08.04.2014 | Получены товары от поставщика, накладная № 21 | 41-1 | 60 | 170 000 |
| 10.04.2014 | Поступила частичная оплата за товар, платежное поручение № 30 | 51 | 62 | 200 000 |
| 11.04.2014 | Получены деньги в банке, приходный кассовый ордер № 92 | 50 | 51 | 80 000 |
| 11.04.2014 | Выдана заработная плата работникам, платежная ведомость № 6 | 70 | 50 | 90 000 |
| 22.04.2014 | Перечислены деньги поставщику, платежное поручение № 218 | 60 | 51 | 100 000 |
| 30.04.2014 | Начислена заработная плата за апрель, расчетная ведомость № 4 | 44 | 70 | 70 000 |
| 30.04.2014 | Списаны на себестоимость продаж издержки обращения за апрель, бухгалтерская справка № 45 | 90 | 44 | 70 000 |
| 30.04.2014 | Отражена прибыль за апрель, бухгалтерская справка № 46 | 90-9 | 99 | 23 390 |
Формы документа, которая бы была обязательна к использованию повсеместно, не существует. По этой причине бухгалтер имеет право оформлять ОСВ в свободном виде или руководствуясь определенными шаблонами. Некоторые фирмы самостоятельно разрабатывают бланки ведомости, руководствуясь своими потребностями.
Однако при составлении документа нужно соблюдать ряд правил. Следует помнить, что оборотно-сальдовая ведомость – это структурированная таблица, содержащая сведения о хозяйственно-финансовых операциях и различных перечислениях.
По этой причине в документе в обязательном порядке должны присутствовать следующие сведения:
- название компании;
- название самого документа;
- период, за который составляется бумага;
- номера счетов;
- чистая прибыль, расход и иные конкретные суммы, с которыми совершаются операции;
- наименование лиц, которые отвечают за составление ведомости;
- подписи ответственных должностных лиц.
Корреспонденция счетов
С дебета счета 90 могут составляться проводки в кредит следующих счетов:
- Счет 11 — на стоимость реализованных животных, находившихся на откорме;
- Счет 20 — на себестоимость реализованных работ, услуг;
- Счет 21 — на себестоимость реализованных на сторону полуфабрикатов;
- Счет 23 — на себестоимость работ, услуг, оказанных вспомогательным производством;
- Счет 26 — на накопленные общехозяйственные расходы в их условно-постоянной части (без распределения по видам основных производств);
- Счет 29 — на себестоимость работ, услуг, оказанных обслуживающими производствами;
- Счет 40 — на отклонение фактической себестоимость продукции над плановой;
- Счет 41 — на стоимость реализованного покупного товара;
- Счет 42 — на суммы торговой наценки;
- Счет 43 — на себестоимость реализованной собственной продукции;
- Счет 44 — на накопленную сумму расходов, связанных с реализацией товаров;
- Счет 45 — на сумму себестоимости товаров, по которым была признана выручка;
- Счет 58 — на сумму погашенных либо проданных ценных бумаг;
- Счет 68 — на размер начисленных налогов и сборов;
- Счет 79 — на суммы затрат при внутрихозяйственных расчетах;
- Счет 99 — на сумму полученной прибыли при закрытии счета 90.
Как выглядит оборотно-сальдовая ведомость (пример структуры)
Советское наследие и современная деловая практика обусловили появление 3 основных разновидностей оборотно-сальдовых ведомостей:
- составляемых по совокупности значений в синтетических счетах;
- составляемых по аналитическим счетам;
- комбинированных, сочетающих в себе предыдущие типы обороток.
Ведомости по совокупности синтетических счетов, составляемые разными предприятиями, в целом будут весьма схожи друг с другом, так как перечень соответствующих счетов утвержден законодательно.
Типовая оборотно-сальдовая ведомость по активному или пассивному счету состоит из 7 столбцов:
- название конкретного счета (субсчета);
- сальдо по дебету и кредиту на начало отчетного периода;
- обороты в рамках отчетного периода по дебету и кредиту;
- сальдо по дебету и кредиту на конец отчетного периода.
В зависимости от того, какой счет отражает оборотно-сальдовая ведомость — активный или пассивный, фиксируется увеличение активов в столбцах «Дебет» и их уменьшение в столбцах «Кредит» (для активных счетов) либо, наоборот, уменьшение пассивов в столбцах «Дебет» и увеличение таковых в столбцах «Кредит» (для пассивных счетов).
Бухгалтерские регистры — оборотно-сальдовая ведомость
В ведомости записываются все используемые на предприятии синтетические счета. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывают начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо.
Если по счету не было движения за отчетный период, то указывают только начальное и конечное сальдо. Чтобы проверить, правильно ли составлен оборотно-сальдовый баланс, следует знать такие правила:
Составление оборотно-сальдовой ведомости основано на применении двойной записи. Двойная запись в бухгалтерском учете позволяет контролировать правильность отражения хозяйственных операций.
Данные оборотно-сальдовой ведомости об остатках по счетам используются при составлении бухгалтерского баланса. Торговая организация по состоянию на 31.03.2014 имеет следующие остатки по счетам (в скобках указаны номера синтетических счетов):
В оборотно-сальдовой ведомости отражено начальное сальдо на утро 01.04.2014 г. по соответствующим синтетическим счетам, месячные обороты по дебету и кредиту по синтетическим счетам и конечное сальдо на 30.04.2014 по указанным счетам. Конечное сальдо определяется по следующим правилам:
а) по активным счетам: начальное дебетовое сальдо + дебетовый оборот – кредитовый оборот = конечное дебетовое сальдо;
б) по пассивным счетам: начальное кредитовое сальдо – дебетовый оборот + кредитовый оборот = конечное кредитовое сальдо;
в) по активно-пассивным счетам – так же, как для активных и пассивных счетов в зависимости от вида начального сальдо (дебетового или кредитового) и оборотов за месяц.
Например, по балансовому счету 41 (активный счет):
По данным оборотно-сальдовой ведомости составлен бухгалтерский баланс организации по состоянию на 30.04.2014 путем разноски конечного сальдо из оборотно-сальдовой ведомости по статьям бухгалтерского баланса.
| Книга хозяйственных операций за апрель 2014 г. |
||||
| Дата | Наименование операции, документ | Дебет | Кредит | Сумма |
| 05.04.2014 | Продан товар, накладная № 57 | 62 90-2 90-3 |
90-1 41-1 68-НДС |
240 000 110 000 36 610 |
| 08.04.2014 | Получены товары от поставщика, накладная № 21 | 41-1 | 60 | 170 000 |
| 10.04.2014 | Поступила частичная оплата за товар, платежное поручение № 30 | 51 | 62 | 200 000 |
| 11.04.2014 | Получены деньги в банке, приходный кассовый ордер № 92 | 50 | 51 | 80 000 |
| 11.04.2014 | Выдана заработная плата работникам, платежная ведомость № 6 | 70 | 50 | 90 000 |
| 22.04.2014 | Перечислены деньги поставщику, платежное поручение № 218 | 60 | 51 | 100 000 |
| 30.04.2014 | Начислена заработная плата за апрель, расчетная ведомость № 4 | 44 | 70 | 70 000 |
| 30.04.2014 | Списаны на себестоимость продаж издержки обращения за апрель, бухгалтерская справка № 45 | 90 | 44 | 70 000 |
| 30.04.2014 | Отражена прибыль за апрель, бухгалтерская справка № 46 | 90-9 | 99 | 23 390 |
Предположим, перед нами один из видов ОСВ – сформированная в бухгалтерской программе ведомость по счету 71. Здесь виден процесс формирования остатков синтетического счета в разрезе аналитических данных.
| Счет | Сальдо начальное | Обороты за период | Сальдо конечное | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ДТ | КТ | ДТ | КТ | ДТ | КТ | |
| 71 | — | — | 2700 | 1700 | 1000 | — |
| 71.01 | — | — | 2700 | 1700 | 1000 | — |
| Васильчиков А.А. | — | — | 1100 | 1000 | 100 | — |
| Кустов О.И. | — | — | 900 | — | 900 | — |
| Морошкин М.С. | — | — | 700 | 700 | — | — |
На начало периода никаких расчетов у подотчетных лиц с фирмой нет, как показывает нулевое сальдо. Васильчикову А.А. выдано из кассы за 1100 руб., на конец периода он отчитался за 1000 руб., за остаток 100 руб. еще не отчитался и в кассу не вернул.
Кустову О.И. выдано 900 руб. для будущих расходов. Морошкин М.С. получил 700 руб., подтвердил расход полностью согласно авансовому отчету. На конец периода дебетовое сальдо по счету 71 в целом 1000 руб.
Аналогично читаются ОСВ по другим счетам, содержащим развернутые аналитические данные, например, уже упомянутый раньше счет 62. Сформированные по каждому покупателю ОСВ служат основой для акта сверки с деловым партнером.
Можно выделить как минимум пять причин, почему бухгалтеру никак не обойтись без составления ОСВ.
- По данным из ведомости компании составляют баланс. Данные по активам баланса заполняют на основе сведений конечного сальдо по дебету счетов. Конечное сальдо по кредиту – данные для раздела по пассивам баланса.
- По ОСВ бухгалтер проверяет себя на отсутствие арифметических ошибок. Нужно добиться того, чтобы в документе было три пары равенств. В расчетах нет ошибок, если:
- сумма средств по дебету в начале отчетного периода равна сумме средств по кредиту этой же даты отчета;
- обороты по дебету счетов аналогичны оборотам по кредиту;
- стоимость активов такая же, как и сумма ее обязательств.
Анализ ОСВ заключается в том, чтобы проверить эти показатели и убедится, что в ОСВ соблюдается правило трех равенств.
- ОСВ дает возможность проанализировать показатели, которые нельзя рассчитать по данным баланса или отчета о прибылях и убытках.
- Компания может не дожидаться конца отчетного периода, чтобы проанализировать ситуацию на конкретную дату. Обычно ОСВ составляют раз в месяц.
- Организация может сделать анализ рентабельности на основе данных из ведомости.
Можно выделить как минимум пять причин, почему бухгалтеру никак не обойтись без составления ОСВ.
- По данным из ведомости компании составляют баланс. Данные по активам баланса заполняют на основе сведений конечного сальдо по дебету счетов. Конечное сальдо по кредиту – данные для раздела по пассивам баланса.
- По ОСВ бухгалтер проверяет себя на отсутствие арифметических ошибок. Нужно добиться того, чтобы в документе было три пары равенств. В расчетах нет ошибок, если:
- сумма средств по дебету в начале отчетного периода равна сумме средств по кредиту этой же даты отчета;
- обороты по дебету счетов аналогичны оборотам по кредиту;
- стоимость активов такая же, как и сумма ее обязательств.
Анализ ОСВ заключается в том, чтобы проверить эти показатели и убедится, что в ОСВ соблюдается правило трех равенств.
- ОСВ дает возможность проанализировать показатели, которые нельзя рассчитать по данным баланса или отчета о прибылях и убытках.
- Компания может не дожидаться конца отчетного периода, чтобы проанализировать ситуацию на конкретную дату. Обычно ОСВ составляют раз в месяц.
- Организация может сделать анализ рентабельности на основе данных из ведомости.