Проживание в командировке без документов в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проживание в командировке без документов в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Порядок направления работников в служебные поездки должен быть регламентирован в локальном акте организации. Там же следует установить и нормы (максимальные суммы) командировочных расходов.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Некоторые специалисты ошибочно полагали, что Налоговый кодекс РФ регламентирует предельные значения. Разберемся в спорной ситуации.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Как подтвердить расходы в командировке

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

В своих ЛНА работодатели прописывают конкретную сумму суточных в расчете на один день командировки (Письмо Минфина от 07.06.2022 № 03-04-05/53719). Причем закон не запрещает подходить к установлению ее величины дифференцировано.

Пример

Работников ООО «Строитель Плюс» регулярно отправляют в краткосрочные командировки на разные строительные объекты и на переговоры с контрагентами. В Положении о командировках этой компании прописаны размеры суточных в 2023 году:

• 5 000 руб/сут – для высшего руководства (гендиректора и его заместителей);
• 2 500 руб/сут – для менеджеров среднего звена;
• 700 руб/сут – для рядовых работников.

Суточные по пригородным командировкам

Продолжая разговор об однодневных командировках, не обойдем вниманием особенности пригородных командировок. Как быть с суточными, когда при многодневном периоде командировки в другой населенный пункт (неподалеку от головного офиса компании) у работника есть возможность каждый день возвращаться домой?

Если следовать п. 11 Положения № 749, такой вариант лишает сотрудника суточных, как и при однодневной командировке.

Чиновники считают, что вопрос целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования домой в каждом конкретном случае решается руководителем компании с учетом (Письмо Минфина от 01.12.2017 № 03-03-06/1/79985):

• дальности расстояния;
• транспортных особенностей;
• характера выполняемого задания;
• необходимости создания условий для отдыха.

Суточные при однодневной командировке

Российское законодательство не устанавливает минимальный срок командировки. В частности, выполнение задания своего работодателя может быть и однодневным. На предприятии такая командировка оформляется как многодневная поездка. Нужно выпустить приказ, а в табеле учета рабочего времени поставить о или «К».

После возвращения из поездки сотрудник должен отчитаться за использованную сумму.

Работодатель возмещает деньги, потраченные на проезд и питание. А как обстоит дело с суточными? Несмотря на то, что, согласно закону, однодневные поездки по территории РФ не оплачиваются, многие компании практикуют выплату соответствующей компенсации своим сотрудникам. И это однозначно правильно, ведь оставить своего сотрудника без денег в поездке – далеко не самая хорошая идея. К примеру, компенсация по заграничным поездкам может составлять половину от суммы суточных, закрепленной в локальных документах фирмы.

Варианты проживания в командировке

Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.

Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п. Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность. Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.

Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.

Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.

Размер суточных определяет работодатель.

Оплата в гостиничном комплексе командированного сотрудника предполагает формирование определенного приказа со стороны работодателя или направления для осуществления поездки, а также пакет документов, свидетельствующий об определенных затратах.

На основании принятого законодательства подобные расходы должны быть компенсированы сотруднику, если перед поездкой ему не выдается определенная сумма денежных средств, за которую он расписывается в расходнике. Закон не определяет четкие нормы возмещения денежных средств, поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно устанавливать показатели.

Чаще всего размер предельного возмещения варьируется 1000-3500 рублей. Однако на данный показатель влияют такие факторы, как: направление командировки (внутри страны или зарубеж), другие регионы страны.

Кроме того, учитывается и другой важный критерий – оплата налогов на доходы. Важно отметить, что компенсация подобных расходов не относится к статье доходов.

Некоторые компании используют данный аспект в качестве получения компенсации в большом размере, поэтому был принят закон, где удержание НДФЛ не производится, если сумма проживания во время командировки не больше 3500 рублей. Тогда командированный работник получает возмещение без дополнительных затрат.

Если стоимость проживания составляет более установленного размера, то работник имеет право также получить полное возмещение своих затрат, но в таком случае важно принять к сведению, что бухгалтерия вычтет из данной суммы налог в размере 13%.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2021 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Допустимы ли разные нормы возмещения расходов для разных категорий работников?

Еще один вопрос, который волнует многих бухгалтеров, заключается в том, не будет ли считаться дискриминацией установление разных норм возмещения расходов для разных категорий работников.

Например, может ли бюджетное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности предусмотреть, что, скажем, руководителю учреждения суточные при командировках в Москву будут выплачиваться в размере 500 руб. в сутки, а рядовым сотрудникам учреждения при аналогичных командировках будут платить суточные по 200 руб. в сутки?

Отметим, что напрямую об этом в Трудовом кодексе РФ не говорится. Но в то же время трудовым законодательством не установлена обязанность устанавливать единые нормы возмещения командировочных расходов для всех работников организации. Как мы уже отмечали, в ст. 168 Трудового кодекса РФ и в п. 11 Положения N 749 оговаривается, что конкретный порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Значит, каждая организация, в том числе и бюджетное учреждение, может в своих внутренних документах (в административном порядке, если издается приказ или иной локальный нормативный акт, либо путем согласования вопросов с работниками и отражения достигнутого результата в коллективном договоре) предусмотреть конкретный порядок возмещения командировочных расходов с учетом различных нюансов, в том числе и в зависимости от должности командируемого, и установить для руководящих работников более высокие нормы возмещения командировочных расходов, чем для всех остальных. Кстати, примером установления разных норм возмещения расходов в зависимости от должности являются Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813.

Суточные федеральным государственным гражданским служащим должны оплачиваться в едином одинаковом размере, установленном Правительством РФ для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

А вот расходы по бронированию и найму жилого помещения, как и расходы на проезд, для гражданских служащих дифференцированы:

1. гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители»:

• расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются по фактическим затратам, но не более стоимости двухкомнатного номера;
• расходы на проезд возмещаются: при проезде воздушным транспортом — по билету I класса; морским и речным транспортом — по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в каюте «люкс» с комплексным обслуживанием пассажиров; железнодорожным транспортом — в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с двухместными купе категории «СВ» или в вагоне категории «С» с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса;

1. а остальным гражданским служащим расходы на проживание оплачиваются в размере не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера, а расходы на проезд дополнительно дифференцируются:

• гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «помощники (советники)», «специалисты»: воздушным транспортом — по тарифу бизнес-класса; морским и речным транспортом — по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров; железнодорожным транспортом — в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения;
• а гражданским служащим, замещающим главные, ведущие, старшие и младшие должности гражданской службы: воздушным транспортом — по тарифу экономического класса; морским и речным транспортом — по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров; железнодорожным транспортом — в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения.

При этом в случае, если в населенном пункте отсутствует гостиница, гражданскому служащему предоставляется иное отдельное жилое помещение либо аналогичное жилое помещение в ближайшем населенном пункте с гарантированным транспортным обеспечением от места проживания до места командирования и обратно. А при отсутствии подтверждающих документов — как, например, в случае непредоставления места в гостинице — расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30% установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке (то есть фактически по 30 руб. в сутки).

Лимит на гостиницу в командировке – выше норм не «прыгнешь»

Если вам говорят, что работодатель обязан в полном объеме оплатить гостиничные командировочные расходы на любую сумму – НЕ ВЕРЬТЕ!

В денежном эквиваленте есть НОРМЫ на проживание в гостинице в командировке.

Они четко ограждают специалистов от желания жить в люксовых условиях за счет госбюджета или капитала коммерческой компании. Правила оплаты и возмещения затрат на жилье в деловой поездке регламентируются не только законодательством, но и нормативными актами конкретного учреждения.

В большей степени это актуально для государственных служащих и бюджетников. По статистике именно им выделяют меньше всего средств на размещение в отелях или квартирах.

Важно помнить: покрытие затрат будет произведено только в том случае, если в наличии есть .

На слово вам никто не поверит.

Организации неспроста устанавливают лимиты на гостиницу в командировке и выплачивают деньги в рамках этих цифр. Если вам в разрез с внутренним Положением компенсируют тот же номер повышенной комфортности, то ФНС при годовом отчете может потребовать разъяснения + оплату НДФЛ.

Во избежание таких недоразумений почти во всех компаниях есть Положения, где прописано:

1. На какую сумму для оплаты отеля может рассчитывать администрация или управленцы.
2. Сколько максимально может стоить номер у простого сотрудника.

А далее уже сам работник решает: забронировать гостиницу или в пределах этих норм. При проживании сотрудника МВД, военного, силовика в гостинице в командировке лимит установлен едиными стандартами РФ.

В среднем сумма равна 2000 руб./сутки в номере.

Но нормативы плавающие в зависимости от ранга/звания и занимаемого поста. Главное, что по закону максимальная граница 3500 руб. (остальное тоже могут оплатить, но перебор будет налогооблагаемым).

Интересный факт: даже генеральский чин не должен рассчитывать на компенсацию свыше 5000 руб. (по лимитам 2023 г.). Государственный/федеральный бюджет всегда экономят! Сказывается это и на нормах по проживанию в командировке.

Почти по всей России бюджетники фактически обязаны довольствоваться суммой от 1000 до 2000 руб./сутки именно на жилье. На размер лимита возмещения влияют:

• Средняя стоимость стандартного номера в отеле в регионе служебной поездки
• Территориальное расположение организации
• Должность командируемого специалиста

Для начальствующих норма расходов чаще составляет около 3500 руб. Не всегда! Хороший бизнесмен так же, как и государство, пытается сэкономить свой капитал.

Вот и получается, что в частном бизнесе норма проживание в гостинице порой даже ниже, чем у бюджетника в командировке. Но ради справедливости нужно сказать, что успешные предприятия, которые дорожат компетентными сотрудниками, готовы оплачивать комфортные условия дорогих отелей.

Потому в Положениях компании прописываются достаточно весомые суммы. Какой бы лимит не был установлен в вашем учреждении, деньги обязаны выдать до отъезда в чужой город. Не перевели средства – можете отказаться от командировки.

Суточные в составе расходов

Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.

Налог	Учитываются в составе расходов
Налог на прибыль	· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ); · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок)
УСН «доходы минус расходы»	Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Как оформить суточные для командировки

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

• Сервисы:

Роль служебных командировок в деятельности предприятия невозможно переоценить. В этой статье поговорим об оплате и документальном оформлении командировочных расходов.

15 января 2023 Автор: Евдокимова Наталья Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения. Законодательно установлен порядок и правила.

Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2023 году), которые работодатель обязан возместить:

• затраты на аренду жилого помещения;
• траты на проезд;
• средний заработок за дни поездки;
• иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
• дополнительные траты, связанные с проживанием.

Суточные при командировках в 2020 год

Суточные – это неотъемлемая часть расходов для тех компаний, которые часто отправляют своих сотрудников в командировки. Какие изменения в 2020 году ждут предприятия, при покрытии расходов работников во время поездок.

• Отмены суточных расходов в ближайшее время не произойдет;
• Необлагаемый НДФЛ предел суточных меняться не будет;
• Организации по-прежнему могут сами устанавливать размер суточных расходов, но все суммы, превышающие предел, облагаются подоходным налогом;
• При оплате расходов в валюте, если речь идет о поездах за пределы РФ, перевод рублей будет происходить по курсу на день утверждения отчета о командировке;
• При уплате НДФЛ курсовая разница подлежит обязательному включению.

Похожие записи:

• Платят ли алименты после 18 лет, если ребенок учится?
• Уточненка по НДС с доплатой налога доп листы
• Прямые начисления ОДН через суд