Заполняем образец графика отпусков на 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполняем образец графика отпусков на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Соблюдение очередности отдыха в графике отпусков на 2023 год

Каждый сотрудник имеет право на 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако нужно учесть, что не установлено предельное значение по продолжительности отдыха в календарном году. К примеру, когда у сотрудника имеются неиспользованные отпускные дни, он может согласовать с работодателем, что отгуляет их все разом. Допустим, у сотрудника 28 дней отпуска, а за два последних года не использовано 40 дней. Тогда он имеет право использовать все эти 40 дней в течение календарного года (ст. 115, 120 ТК).

Когда определяется продолжительность отпускного периода, из расчета исключаются нерабочие праздничные дни — федеральные по ст. 112 ТК и региональные по законодательству субъектов РФ. Данный момент указан в ст. 22 и 120 ТК, а также п. 2 Письма Роструда от 12.09.2013 г. № 697-6-1, ч. 1 ст. 72 Конституции, ст. 4 Закона от 26.09.1997 г. № 125-ФЗ.

Внешние совместители также имеют право на 28 календарных дней отпуска. Хотя они и трудятся неполный рабочий день, отпуск они используют по общим правилам.

Некоторые работники вправе использовать удлиненные ежедневные отпуска:

• несовершеннолетние работники — 31 день (ст. 267 ТК);
• инвалиды — 30 дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ);
• работники образовательных учреждений — 42 или 56 дней (указаны в приложении к Постановлению Правительства от 14.05.2015 г. № 466);
• государственные и муниципальные служащие — 30 дней (п. 3 ст. 21 Закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ, ст. 46 Закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ);
• прокуроры, которые работают на территориях с тяжелыми или неблагоприятными климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 06.03.1996 г. № 242);
• работники Следственного комитета РФ, которые проходят службу на территориях с особыми климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 29.06.2011 г. № 513).

Педагоги вправе использовать удлиненный отпуск, когда у учреждения имеется лицензия на образовательную деятельность, а сами они непосредственно осуществляют педагогическую работу (п. 7 Обзора судебной практики от 28.03.2018 г.).

Первый ежегодный отпускной период можно предоставить и до того, как работник отработает 6 месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК). Однако это право работодателя, а не обязанность.

Однако есть категории сотрудников, которым по их просьбе отпуск предоставляется авансом:

• несовершеннолетние работники (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК);
• женщины перед отпуском по БиР или после него (ч. 3 ст. 122 ТК);
• сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).

Отпуск авансом обязательно нужно предоставлять лишь тем работникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК. Соответственно, к примеру, многодетным родителям отпуск авансом не положен.

Кроме того, имеются категории сотрудников, кто вправе уходить в отпуск в удобное время, и при этом не учитывается график отпусков:

• мужья в период отпуска по БиР жены (ст. 123 ТК);
• сотрудники с тремя и более несовершеннолетними детьми, до достижения младшим из них 14 лет или одним из старших 18 лет (ст. 262.2 ТК);
• родители детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК);
• ветераны (ст. 14-19 Закона от 12.01.1995 г. № 5-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 г. № 1244-1);
• жены военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ).

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

• при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
• при повторном — на 10-20 тыс. рублей.

Надо ли учитывать пожелания работников

Трудовое законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания работников по использованию времени отдыха. Поэтому, если организация составит график отпусков самостоятельно, с учетом особенностей работы компании, без опроса работников, нарушения ТК РФ не будет. Между тем, практически все работодатели проявляют лояльность в данном вопросе и стараются учитывать мнение работников по датам отпусков. Компании до составления графика отпусков предварительно опрашивают работников о предпочтительных датах отдыха, и после того, как соберут информацию, формируют график отпусков.

Между тем, есть категории работников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное время. С 7 октября 2022 перечень дополнен новой категорией работников. Так, работники, которые были призваны на военную службу по мобилизации, после возобновления трудового договора в течение 6 месяцев могут использовать отпуск в удобное для них время. При этом не имеет значения продолжительность стажа работы в компании.

Возникает вопрос: как отразить в графике отпусков период отпуска работника, относящегося к такой льготной категории. Алгоритм действий предлагает Минтруд России. По мнению ведомства, у работника надо узнать желаемые даты использования отпуска и включить эту информацию в график отпусков. Если работник впоследствии захочет изменить даты отпуска, он Должен написать работодателю соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, на основании заявления, должен изменить даты отпуска, отказать в этом работнику компания не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 1ЩЮОГ-17786).

Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.

Основные элементы:

1. Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
2. Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
3. Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
4. Отделы и все структурные подразделения.
5. Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
6. Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
7. Примечания.
8. Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.

Как составляется график отпусков на 2023 год

График отпусков заполняется на основании информации, предоставленной работниками компании. Как именно данная информация предоставляется работниками, законодательством не предусматривается. Однако, для того, чтобы не возникало недоразумений между работниками и работодателями, ведущих к трудовым спорам, данные от сотрудников следует получать в письменном виде. Каждый из сотрудников должен предоставить планируемую дату своего отдыха. Заполненный график отпусков подлежит согласованию с профсоюзной организацией. Однако, это требование распространяется только на те компании, в которых данная организация есть.

Важно! Совместителям отпуск предоставляется в то же время, то и отпуск по основному месту работы. Это означает, что в график отпусков информация об отпуске может и не включаться. Это, конечно, желательно сделать, но вовсе необязательно.

При составлении графика следует указывать информацию не только об основных отпусках, но и о дополнительных.Информация о неоплачиваемых отпусках в график не включается.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Что делать, если за 2 недели до нового года составить и утвердить график отпусков?

Ответ: Утвердить график отпусков можно и позже, но сделать это задним числом. Главное, чтобы утверждение произошло до проверки контролирующими органами. В этом случае штрафы начисляться не будут.

Вопрос: Многодетные работники вправе выбирать себе удобное время для отпуска?

Ответ: Да, но не все. Самостоятельно определиться с датой отпуска могут работники, у которых не менее 3 детей в возрасте до 12 лет. Таким работникам отказать в предоставлении отпуска нельзя. То есть, если у работника действительно 3 детей, но одному из них уже более 12 лет, то выбирать себе дату отпуска без согласования с работодателем он не вправе.

Вопрос: Работник в декабре написал заявление об увольнении. Нужно ли его включать в график отпусков на следующий год?

Ответ: Нужно, в график следует включить всех сотрудников компании, даже тех, кто подал заявление об увольнении. Это связано с тем, что работник имеет право свое заявление отозвать. А значит в график придется вносить изменения.

Как вносить изменения в график отпусков

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Форма Т-7 предоставляет возможность коррекции в течение года:

• в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск,
• 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе (перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению)
• в графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

Для чего нужен и кому график отпусков?

К составлению графика отпусков необходимо подходить основательно, анализируя случаи, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Этот документ в равной степени важен и для каждого члена трудового коллектива, и для администрации компании.

Трудовое законодательство не содержит нормы об обязательности составления графика для малых структур бизнеса. Например, для индивидуального предпринимателя, который работает один или нанимает еще одного работника, не имеет смысла оформлять этот документ.

Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.

Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:

• от 1 до 5 тысяч рублей для должностного лица;
• 30-50 тысяч рублей для организации.

Утверждение графика, по которому работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, предполагает соблюдение следующей процедуры:

• Разработка и составление отделом кадров по согласованию с работниками компании графика отпусков. Включается как основной отпуск, так и дополнительный.
• Подготовленный график отпуска нужно отправить на согласование профсоюзному органу, если он есть. К графику прикладывается сопроводительное письмо.
• Профсоюз должен рассмотреть поступивший к нему график и после этого внести мотивированное решение.
• При получении отрицательного решения по графику, проводятся с профсоюзным органом переговоры по согласованию данного плана.
• После рассмотрения графика профсоюзом, его необходимо утвердить в срок до 17 декабря, то есть за две недели до начала нового года. Для ввода может использоваться приказ об утверждении графика либо проставление грифа утверждения. Оформление приказа является предпочтительным способом, так в этом документе можно предусмотреть обозначение ответственных должностных лиц. Этот документ также издается не позже, чем за две недели до конца года.

Правила оформления графика отпусков

Законодатель жестко прописал сроки составления документа: утверждение производится не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. При пропуске этого срока также возможно применение санкций по ст. 5.27 ТК РФ, так как это нарушение трудового законодательства.

С учетом изложенного в предыдущем пункте, алгоритм составления графика следующий:

• определение сотрудников, имеющих право на льготы и получение от них информации о желаемой дате ухода в отпуск;
• получение мнение профсоюзного органа при его наличии;
• составление работником кадровой службы графика, с учетом сроков ухода в отпуск, определяемых по ТК РФ и данных от представителей «льготных» категорий;
• утверждение документа руководителем;
• в случае переноса сроков в график вносятся изменения с разрешения лица, его утвердившего.

Заполнение графика труда не составляет, форма достаточно простая.

Порядок заполнения графика

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

В него включаются все категории работников, в том числе совместители, и все виды отпусков, на которые имеют право работники организации. Не отражаются в графике только дополнительные отпуска без сохранения заработной платы. Категории лиц, которым положен такой отпуск, перечислены в ст. 263 Трудового кодекса.

Если в течение календарного года в организацию принят новый работник, то его также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать, оформив дополнение к форме N Т-7.

Чтобы графиком было удобно пользоваться, некоторые организации заполняют его в хронологическом порядке, то есть вначале приводятся сведения об отпусках работников в начале января и т.д. Но кадровая служба может составить графики, например, по подразделениям.

Кто подписывает график отпусков?

Подпись в локальном документе ставит:

• руководитель отдела кадров;

• если в компании или у ИП в принципе нет отдела кадров, то подпись на документе ставит специально уполномоченный работник.

Далее график отпусков утверждается руководителем или его заместителем (при наличии полномочий). Сделать это можно 3 способами:

• заполнить верхнюю часть графика отпусков с грифом «Утверждаю» или «Утверждено»;

• выпустить отдельный приказ, утверждающий календарь оплаичваемого отдыха сотрудников;

• поставить подпись на графике отпусков и издать отдельный приказ об этом.

Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков

Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Работодатель ИП — имеет право не составлять график отпусков. Определять порядок предоставления ежегодно оплачиваемых отпусков должен согласовывать с работником. Но лишним не будет его составить, так как ИП несет ответственность за использование работником ежегодного оплачиваемого отпуска в срок и предусмотренном законодательством объеме.

Лицо, привлеченное к ответственности	Размер штрафа
Должностные лица	От 1000 до 5000 рублей
Юридические лица	От 30000- 50 000 рублей или приостановка деятельности на 90 суток
Индивидуальный предприниматель	От 1000 до 5000 рублей

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Что нужно знать про график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который утверждает руководитель компании (скачать бланк графика отпусков вы сможете далее в статье). Данный документ обязателен к исполнению обеими сторонами трудового договора – работодателем и работником.

Исключение составляют только работодатели-физлица: они могут не утверждать график отпусков. Хотя если работодатель, относящийся к данной категории, решит оформить график отпусков – это будет правильно, т. к. вопрос о порядке предоставления отпуска согласно нормам трудового права решается по согласованию с работодателем. Кроме того, при большой численности работников работодателю-физическому лицу все же лучше оформлять график отпусков. Такое же мнение высказывал Роструд.

Составление графика отпусков позволяет работодателю своевременно планировать и координировать рабочие процессы, связанные с уходом работника в отпуск. Можно заранее найти замену отпускнику (назначить исполняющего обязанности, найти внутреннего или внешнего совместителя), провести обучение при необходимости.

Также, имея график отпусков:

• недопустимо накопление неотгулянных отпусков;
• своевременно выплачиваются отпускные.

В графике указывают сведения о датах начала и окончания ежегодного основного и дополнительного отпусков по всем сотрудникам компании. Также делают разбивку по структурным подразделениям (отделам, департаментам и т. п.).

Если у работника по какой-то причине остались неотгулянные дни отпуска за прошлый год, информацию о старых отпусках тоже указывают в графике отпусков.

Таким образом, утвержденный график отпусков гарантирует право работника на отпуск согласно ТК РФ.

Похожие записи:

• Можно ли вернуть очки в оптику, сделанные на заказ
• Штрафы за браконьерство и таблицы расчета ущерба в 2022-2023 году
• Повышение пенсии с 1 апреля 2023 года — последние новости