Все о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Все о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
Принцип организации учета
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
- составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
- оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:
- 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
- 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
- в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
- 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
- в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
- 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
- 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
- 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
- в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
- в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.
При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.
Порядок исправления ошибок
При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается. Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах.
Можно применить в журнале следующие варианты исправления:
- Неверная запись зачеркивается, и рядом делается приписка “исправленному верить” или “исправлено в колонке №…”. При этом обязательна должна быть указана должность и подпись лица, которое произвело данное исправление.
- Неверная запись не зачеркивается. При этом в той же графе строкой ниже пишется пояснение – “запись недействительна” и тут же вносится верная запись.
Таким образом, ведение журнала по учету и движению трудовых требует от ответственного лица внимательности, усидчивости и отличного владения правилами по его заполнению. При этом следует учитывать, что срок хранения этого журнала в архиве организации составляет 50 лет.
Нюансы ведения делопроизводства
На практике часто возникают вопросы, связанные с тем, как вести журнал учета движения трудовых книжек. Ответ дается индивидуальный и зависит от ситуации.
Таблица вопросов кадрового учета.
| Проблема кадрового учета | Решение |
| Фирма вела книгу учета на основной офис и филиал. В филиал принимается кадровый делопроизводитель. Как вести учет бланков в этом случае? | Вести учет трудовых книжек раздельно для филиала и головного офиса. Документировать процедуру передачи документов о трудоустройстве. Составить приказ о ведении нового журнала на основании служебной записи. Назначить лицо, которое будет отвечать за журнал регистрации трудовых книжек. |
| Кадровик вел учет небрежно: залил чернилами страницы. Затем выдрал страницы из книги учёта движения трудовых книжек и спрятал в сейф. Новый специалист кадровой службы обнаружил, что документ находится в удручающем состоянии. Как действовать новому сотруднику? | Ситуация неприятная, но решение есть. Сначала составить служебную записку руководству, где написать о печальном примере ведения документации. Затем начать заполнять новый журнал, где отражать перемещения бланков. Новый образец заполнения книги учета должен включать информацию о документах, выданных ранее. Старую книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним передать в архив. |
| Если компания ранее не вела учет, как упорядочить делопроизводство? | Сотрудник отдела кадров пишет акт, что ранее заполнение тетради не осуществлялось. Заводит новый журнал и решает, как прошить документ. Пишет сведения о персональных документах, полученных сотрудниками. Далее все будет просто. Запись бланков и приложений к ним ведется в обычном режиме. |
Как заполнять журнал учета движения и выдачи трудовых книжек и является ли его заполнение обязательным
Законодатель относит трудовые книжки к числу документов, подлинники которых в случае их неистребования владельцем необходимо хранить не менее 75 лет. Такая обязанность работодателя указана в п. 664 разд. 8.1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Данный документ распространяет свое действие на деятельность госорганов, любых организаций.
В этом же акте приведен и такой документ, как журнал учета движения трудовых книжек, который должен находиться в сохранности 75 лет (подп. «в» п. 695 разд. 8.1 приказа № 558). Исходя из того, что законодатель упоминает о данном журнале и указывает срок его хранения, его заполнение уполномоченным лицом является обязательным.
Зачем нужен журнал учета
Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.
Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.
Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.
Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
ВАЖНО!
За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)!
Что фиксируется в книге учета
В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:
- Факт их получения от нового работника.
- Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
- Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.
- Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
- Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.
Журнал оформляется по стандартной форме. Она утверждена в ПП РФ № 132 (от 01.03.2008) и в ПП РФ № 257 (от 25.03.2013). Журнал учета содержит 13 граф. Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками:
| Номер графы | Пояснение |
| Графа 1 | В 1 графу вносится порядковый номер книжки и вкладыша в журнале. |
| Графы 2 – 4 | В графе 2 – 4 указывают дату приема на работу, дату получения трудовой книжки от нового сотрудника. Если книжку ему впервые заводили на этом месте работы, то дату регистрации. Обязательно нужно учитывать, что все даты проставляются цифрами. Написание тех же месяцев буквами не допустимо. |
| Графа 5 | В графе 5 фиксируется ФИО владельца книжки. Данные обязательно вписываются полностью. Просто инициалы проставлять нельзя. |
| Графа 6 | В графу 6 вносят реквизиты трудовой книжки и вкладыша (серию и номер). |
| Графа 7 | В графе 7 нужно отразить название должности, на которую в структуре принимается новый сотрудник. При ее написании следует руководствоваться штатным расписанием. Записи в этих двух документах должны совпасть. |
| Графа 8 | В графе 8 указывается наименование структурного отдела предприятия, куда непосредственно трудоустраивают нового сотрудника. |
| Графа 9 | В графу 9 вносятся реквизиты Приказа руководителя предприятия о зачислении нового сотрудника в штат. |
| Графа 11 | Графу 11 необходимо заполнять, когда данное предприятие является первым местом работы. В таком случае в документ вносят размер денежной суммы, которую работодатель отчисляет из заработка сотрудника в качестве стоимости бланка трудовой книжки. |
| Графы 12-13 | Графы 12 – 13 подлежат заполнению, если сотрудник решает расторгнуть трудовой договор или его увольняют по иным причинам. В них проставляется дата возврата трудовой книжки ее законному владельцу. И последний ставит свою подпись в качестве удостоверения факта получения книжки. |
Записи эти несложные. В качестве ответственного лица по ведению журнала может быть назначен и сотрудник без высокой квалификации.
Инструкция по заполнению при увольнении
Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.
Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.
Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.
В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.
Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.
Книга учета движения трудовых книжек
• Скачать актуальный бланк книги учёта трудовых книжек (формат Word)
• Скачать образец заполнения книги учёта движения ТК.
Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.
В Книге делаются записи о следующих событиях:
- Получение от принятого работника его трудовой;
- Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
- Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
- Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
- Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.
Требования для книги учета
Кроме знаний о том, как заполнить документ, в котором будет зафиксировано движение трудовых книжек, нужно следить за тем, чтобы книга соответствовала следующим требованиям:
- Желательно переплет книги прошить нитками или подобрать твердую оболочку, так как данный журнал ведется достаточно долго, а потом длительное время находится в архиве организации.
- До того момента, как книгу начнут заполнять, нужно проследить, чтобы каждая ее страница была пронумерована.
- Книга должна быть опломбирована или иметь сургучную печать, которая захватывает часть листа бумаги, концы шнура, выступающие из-под него, и обложку. Если же вместо печати из сургуча использована пломба, то она может быть поставлена на концы шнура. По правилам ведения и хранения книг по учету движения трудовых книжек не предполагается ставить оттиски печатей при заполнении документа.
- В книге должна присутствовать заверительная надпись с пометкой цифрами и прописью о количестве пронумерованных прошнурованных страниц. По правилам ведения и хранения учетной книги заверяется она подписью руководителя компании, а не кем-то из работников кадрового отдела.
После того, как книга была заполнена от первого до последнего листа, начинается ведение нового документа по учету движения трудовых книжек. Заполненная книга не сдается в архив, а остается на рабочем месте одного из работников кадрового состава организации, так как она понадобится при увольнении работника, которому нужно будет расписаться в журнале.
В последующем книга учета трудовых книжек и их вкладышей сдается по описи в архив организации. Хранение данного документа происходит до определенного срока, а именно 50 лет.
Правила ведения журнала учета выдачи трудовых книжек
Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом, «Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225» от 16.04.2003 года. Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 года.
В журнале регистрируются трудовые книжки, поступающие, при принятии сотрудника на работу. Учету подлежат и книжки, заведенные на предприятии для сотрудников, впервые приступающих трудовым обязанностям.
В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки. Оформление новой книжки требует заполнения 11-ти граф при поступлении на работу и еще 2-х, при увольнении сотрудника.
Какая информация фиксируется в книге
В журнал учета трудовых книжек вписывается информация о трудовых всех физических лиц, которые трудоустроены в организации. Вносит информацию в книгу ответственный сотрудник, который документально оформляет прием на работу и увольнение в организации. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер, делопроизводитель или любое другое лицо, назначенное соответствующим приказом руководителя.
Ответственный сотрудник обязан вносить в книгу такие сведения:
- принятие трудовой книжки от сотрудника, оформляемого на предприятие;
- оформление книжки для работника, который трудоустраивается впервые;
- оформление дубликатов трудовых;
- выдача вкладышей;
- возврат под роспись книжки при увольнении.
Правила ведения и исправления ошибочных записей
Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:
- Она используется до фактического ее окончания.
- Страницы нумеруются и прошнуровываются.
- Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
- Выполняется в твердой, плотной обложке.
- Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
- Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
- В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.
Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.
Учет трудовых на предприятии — инструкция по заполнению
Журнал имеет тринадцать граф. Рассмотрим информацию в них.
- 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно;
- 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами);
- фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
- шестая колонка отводится для серийного номера.
Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.
Книга учета движения трудовых книжек образец
- в графу 7 вноят запись о должности согласно штатному расписанию;
- 8 – наименование отдела организации;
- 9 – основании принятия на работу: номер и дата приказа о зачислении в штат;
- в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию;
- 11 – сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый предприятием, когда оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению таковых, в графе ставят прочерк.
- 12 и 13 – даты выдачи документа при увольнении и подпись работника в получении.